Mikä on ensimmäinen asia, jonka teet aamulla?
Todennäköisesti tarkistat sähköpostisi.
Tutkimusten mukaan myyjät käyttävät keskimäärin 13 tuntia viikossa sähköpostin parissa. Tämän lisäksi päivittäisestä työajasta 21 % kuluu sähköpostien kirjoittamiseen.
Kuvittele kuinka paljon aikaa myyjät käyttävät yhteensä turhien sähköpostien kirjoittamiseen, vai menettääkseen fokuksen siitä tärkeimmästä – myynnistä. Vaikka sähköposti onkin tärkeä osa myyjän työtä ja on tullut jäädäkseen, sähköpostin tehokkuutta voidaan parantaa selvästi.
Nykypäivänä yritykset käyttävät CRM-järjestelmiä asiakasdatan hallinnointiin (ja sinunkin pitäisi) ja jäävät vain siihen – hallinnointiin. Myyjät näkee CRM:n vain yhtenä ylimääräisenä työkaluna joka lisää heidän päivittäistä työtaakkaansa. Tutkimuksen mukaan myyjät käyttävät vain 18% ajastaan CRM:n parissa, jonka tulisi olla myynnin tärkein työkalu. Tämä johtuu yleensä tietämättömyydestä ja osaamattomuudesta, jotka voidaan paikata kunnollisella koulutuksella CRM:n tehokkaasta hyödyntämisestä. Myyjille tulee kertoa kuinka he voivat hyödyntää CRM-järjestelmää. Se ei ole vain datan syöttämistä johtoa varten, vaan CRM palvelee myyjää päivittäisenä työkaluna.
Jos et ole varma mistä aloittaa, tässä on kuusi helppoa kikkaa sähköpostien tehokkuuden nostamiseksi CRM:n avulla.
1. Integroi sähköpostilaatikko CRM-järjestelmään
Lopeta usean eri työkalun välillä hyppeleminen. CRM tulee ehdottomasti synkronoida sähköpostin kanssa.
Useat myyjät käyttävät edelleen eri ohjelmia ja hyppelevät näiden välillä jatkuvasti. Joten aloita yhdistämällä sähköpostisi CRM-järjestelmään ja käytä vain yhtä ohjelmaa!
Hyvä CRM-järjestelmä mahdollistaa suoran integraatio Gmailin ja O365-palvelujen kanssa ja lisäksi IMAP-protokollolla on mahdollista yhdistää muita laatikoita.
Käyttämällä vain yhtä ohjelmaa, myös CRM:n käyttöaste nousee ja muukin data alkaa olemaan kunnossa. Kouluta myyjäsi käyttämään vain asiakkuudenhallintajärjestelmää, niin sen käyttö ja data paranee itsestään.
Mitä tämä sitten muuttaa? Ensinnäkin sähköposteja on helpompi seurata ja lähettää prospekteille follow-up-viestejä. Asiakaskortin takaa näkee koko keskusteluketjun kyseisen kontaktin kanssa, eikä viestejä tarvitse etsiä suuresta sähköpostilaatikosta muiden postien joukosta.
2. Käytä mallipohjia
Jos kirjoitat samaa sähköpostia aina uudestaan ja uudestaan, taidatkin jo tietää mitä pitäisi tehdä. Ei, vastaus ei ole copy-paste. Entisten sähköpostien etsimiseen ja kopiointiin menee aivan turhaa aikaa.
Vastaus on mallipohja, template. Usein asiakkaille lähetetään paljon samanlaisia sähköposteja. Esimerkiksi tuote-esitteitä, vastauksia yleisimpiin kysymyksiin, tarjous jne. Nämä voidaan automatisoida ja luoda mallipohja, joka voidaan lähettää asiakkaalle semmoisenaan tai muokata vielä ennen lähetystä hieman asiakaskohtaiseksi.
Sähköpostipohjat säästävät myyjien aikaa huomattavasti. Lisäksi jos niistä ylläpidetään ja parannellaan jatkuvasti, ne tuottavat paremman konversion kuin myyjän itse kirjoittamat kunkin päivän ajatukset. Muista, että sähköposti on myynnin työkalu ja myyjät käyttävä yli viidenneksen päivästään sähköpostien kirjoittamiseen. Olisiko tästä varaa nipistää hieman?
Sähköpostimalli ei tietenkään tarkoita, että kaikille lähetetään täysin sama viesti. Mallia voi vielä myyjä itse personalisoida tai mallissa voidaan käyttää niin sanottuna paikanpitäjiä, joiden avulla sähköpostiin voidaan upottaa asiakkaan nimi, yritys tai muita tietoja.
3. Automatisoi sähköpostikampanjat
Kuten jo todettu sähköposti on väistämätön osa myyjien rutiineja. Osa näistä on standardoituja sähköposteja, jotka lähtevät uusille asiakkaille, kuten tervetuloa-viestit tai prospektien seurantaviestit. Nämä ovat tilanteita, jotka voidaan automatisoida, eikä sinun tarvitse tehdä kaikkea itse. Loistava mahdollisuus säästää aikaa johonkin arvokkaampaan.
Nopein tapa nostaa tehokkuutta on automaatio. Tässä on kolme yleisintä tapaa, joilla CRM voi auttaa sinua:
Vaihtoehto 1 – Massaposti
Nopein tapa lähettää sähköposti suurelle ryhmälle on käyttää massaposti-ominaisuutta (Bulk email).
Suodata liidi- tai kontaktilistaa haluamillasi ominaisuuksilla, sen jälkeen valitse kaikki rivit ja paina massaposti-painiketta.
Tämän jälkeen voit kirjoittaa haluamasi viestin tai valita valmiiksi luodu sähköpostipohjan.
Vaihtoehto 2 – Työnkulku (workflow)
Erilaiset automaatiot, eli työnkulut, workflowt, mahdollistavat sähköpostien lähettämisen tietyillä triggereillä.
Esimerkiksi:
- Lähetä tervetuloa-toivotus kaikille uusille liideille
- Lähetä käyttäjäkokemuksia uusille tarjouksille
- Lähetä kyselylomake hävityille tarjouksille
Vaihtoehto 3 – Myyntikampanja
Kun on tarve lähettää useampia viestejä, hyödynnetään myyntikampanjaa. Myyntikampanja automatisoi ryppään sähköposteja, eikä niiden lähettäminen jää myyjän muistin varaan.
Esimerkiksi uusille liideille tai tarjouksille pidempi sarja joka päivä tai joka toinen päivä tuote-esitteitä, käyttäjäkokemuksia, pidempiä arvosteluja jne.
Useimmiten myyntikampanjoita käytetään niin sanottujen kylmien liidien houkutteluun, eli markkinointiin. Myyntikampanja sopii kuitenkin muuhunkin, kuten edellisessä kappaleessa kerroin pari esimerkkiä.
4. Ajasta ja seuraa sähköposteja
Tiesitkö, että useimmat ihmiset lukevat sähköpostinsa todella aikaisin aamulla? (heti herättyään) Yhdysvalloissa jopa klo 5-6.
Joten, jos haluat vastaanottajan lukevan sähköpostisi, on hyvä lähettää se tähän aikaan. Toki voit herätä klo. 5., etsiä draftisi ja painaa lähetä. Tai voit olla fiksumpi, kirjoittaa viestin edellisenä päivänä ja ajastaa sen lähtemään aamutuimaan, kun vielä itse kuorsaat täysillä. CRM-järjestelmä mahdollistaa sähköpostin lähetysajan valinnan, eli ajastamisen.
Samalla kun käytät CRM-ohjelmaa sähköpostien lähettämiseen, niin tässä toinen jippo, jota Gmailikaan ei tue – Seuranta. Valitse sähköpostin lähetysikkunassa seuranta-täppä ja saat ilmoituksen kun vastaanottajan on avannut viestin tai klikannut siinä ollutta linkkiä. Asiakaskortilla myös näkyy myöhemmin kaikki sähköpostin avauskerrat.
Usein paras aika ottaa yhteyttä on juuri, kun asia on prospektin mielessä. Mikä parempi aika soittaakaan diilin perään kuin pari minuuttia sähköpostin avaamisen jälkeen?
5. Hallinnoi postilaatikkoasi
Kuinka monta lukematonta viestiä sinulla on inboxissasi tällä hetkellä? Tutkimusten mukaan ihmisillä on keskimäärin 199 lukematonta sähköpostia.
KonMari-metodin mukaan asiat tulisi siistiä sen mukaan, tuottaako jokin asia iloa. Ehkä tätä tulisi soveltaa myös sähköpostiin?
CRM-järjestelmistä esimerkiksi Freshsales siistii sähköpostit erilaisiin kategorioihin keskustelu-näkymässä. Viestit ovat esimerkiksi erikseen henkilökohtaisessa ja tiimin saapuneissa sen mukaan kenelle ne on osoitettu.
Tämän lisäksi sieltä löytyy erillinen “Odottaa vastausta”-laatikko, jossa on kaikki sähköpostit, joihin ei ole vastattu. Onko helpompaa tapaa löytää kaikki prioriteetilla olevat viestit?
Tietenkin kaikki sähköpostit löytyvät myös kontaktien ja yrityksien takaa. Helpoin tapa etsiä tiettyyn yritykseen liittyvät sähköpostit onkin suunnata asiakaskortille, sen sijaan että muistelisit ketkä siellä työskentelevät ja yrität käyttää Outlookin hakua.
6. Personalisoi sähköpostiasetuksesi
Tehokkuus on kiinni kaikista niistä pienistä yksityiskohdista, joita muutat ja teet. Yksinkertaista ja tehosta työtäsi maksimoimalla täysi potentiaali niistä työkaluista, joita käytät. Pieni muutos CRM:n sähköpostiasetuksiin voi tehdä päivästäsi (ja elämästäsi) paljon helpompaa. Mieti esimerkiksi tätä:
Vastaanotat tarjouspyyntöjä palveluistasi jatkuvasti. Useimmat näistä ovat potentiaalisia prospekteja, jotka olisi syytä lisätä CRM-järjestelmään liideiksi. Mutta onko järkevää käyttää arvokasta työaikaa näiden tietojen manuaalisen näpyttelyyn? Ei tietenkään. Kuten sanoin, maksimoi CRM:n täysi hyöty automatisoimalla usein toistuvia tehtäviä.
CRM voi lisätä ennen näkemättömiltä kontakteilta sähköpostiin tulleet yhteydenotot automaattisesti liideiksi. Tämä on vain yksi pieni asetus, mutta sen vaikutus ajankäyttöösi on iso.
Tämän lisäksi kannattaa samalla tarkistaa mitä ilmoituksia haluat erilaisista muistutuksista, sähköposteista, sähköpostien avauksista jne. Muista samalla lisätä sähköpostin allekirjoitus myös CRM-järjestelmään!
Hyödynnä CRM-ohjelmaa ja hallitse sähköpostin tehokkuutta
Sähköposti voi olla musertavaa. Kun myyjät ovat erittäin riippuvaisia sähköpostista, on helppo hukkua saapuneet-kansion syövereihin. Tämä on taklattavissa hyödyntämällä oikeita sähköpostin hallintatekniikoita.
Selvittääksesi kuinka tehokas sinä olet työssäsi, kysy itseltäsi pari kysymystä: Kuinka hyvät on sinun CRM:n sähköpostiominaisuudet? Kuinka usein sinä tarkista sähköpostisi? Minkälaiset on sinun ajanhallintakyvyt?
Investoi hieman aikaa hyödyntääksesi näiden kuuden helpon ja tehokkaan sähköpostin hallinnan strategiaa CRM-järjestelmässäsi ja saat sen moninkertaisesti takaisin!